Groupware, desarrollando nuestros proyectos en grupo

Hay muchas empresas y profesionales que necesitan optimizar las comunicaciones, gestión de citas, contactos y tareas, e intercambio de archivos entre los miembros del grupo de trabajo, sobretodo cuando no todos trabajan en una misma oficina, o para facilitar el trabajo desde casa y mejorar la productividad de la empresa.

En estos casos es fundamental centralizar la información en un mismo servidor al que todos los integrantes accedan para trabajar con los mismos archivos y datos del proyecto, acabando de este modo con interminables cadenas de emails, que en muchas ocasiones generan desorden y confusión.

En el mercado tenemos múltiples sistemas para trabajar en grupo, algunos gratuitos, y otros de pago, con diferentes grados de dificultad y curvas de aprendizajes. Todos tienen sus puntos fuertes y débiles, y la elección de uno u otro puede condicionar el futuro del proyecto en el que trabajemos.

Aunque hay múltiples herramientas que ayudan a trabajar en grupo, como, Dropbox, o Box.com, para considerar un software como groupware debería de tener las siguientes características:

• Comunicación interna: foro, email, chat, etc.
• Gestión de usuarios: diferentes roles de usuarios, permisos de accesos, hojas de cálculos, edición de documentos en línea, etc.
• Gestión documental: almacenamiento de archivos y documentos, control de versiones del documento, etc.
• Gestión de contactos y tareas: tareas pendientes, contactos compartidos, control de horas trabajadas, etc.

Entre estos sistemas de trabajo en grupo, conocidos como groupware, podemos destacar: Feng Office, Google Apps, Office 365, Microsoft Sharepoint, Moodle, Zyncro, Dolibarr, etc.

Google Apps quizás sea el más usado por pertenecer al Gran Hermano de Internet. Las redes de un gigante como Google permiten llevar su software colaborativo a millones de usuarios. Cuneta con un Calendario, Gestor de contactos, Google Drive (Disco duro virtual), Gmail, Google Sync para móviles, Talk (mensajería instantánea, etc.)

• Perfectamente integrado con otros productos y servicios de Google, como Google Docs (hojas de cálculo, presentaciones, documentos de texto, etc), o Gmail.
• Cuenta con aplicaciones para dispositivos móviles en Android y IOS (Apple).
• Facilidad de uso para los mismbros del grupo de trabajo, porque la mayoría estarán familiarizados con el uso de los productos de Google.

• Pese a que antes era gratuito hasta 200 empleados, ahora mismo sólo nos dan 30 días de prueba, y después 40 euros por usuario al año, si pagamos de forma anual o 4 euros al mes.
• A cambio el tamaño de nuestra cuenta de Gmail pasará a ser de 25 GB de espacio en su buzón de correo, soporte telefónico y también un nivel de servicio del 99,9%.o Para trabajos básicos Google Docs es suficiente, pero para cuestiones más complejas puede resultar insuficiente.

Recientemente Microsoft ha renovado su suite de ofimática para trabajar en línea destinada a Pymes y autónomos, Microsoft Office 365, con nuevas características como la integración de SharePoint y Yammer o las comunicaciones a través de Lync y Skype para voz, vídeoconferencias y mensajería instantánea.
Además el conjunto completo de aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc), incluye calendarios compartidos, herramientas Web, email, o capacidad de videoconferencia en HD.

• Office Web Apps, para que crees y edites archivos de Office mediante el navegador web.
• Integración con Yammer, la red social empresarial que permite a los miembros de una empresa comunicarse entre sí de la misma forma que sucede en redes sociales personales.
• Correo Electrónico empresarial alojado en la nube, con calendarios compartidos y 25GB de espacio de almacenamiento.
• Videoconferencias en alta definición, con uso compartido de la pantalla y mensajería instantánea.
• Sitio web público, fácil de configurar y con su propio nombre de dominio.
• Intranet de la empresa y disco duro personal. Podrás acceder desde cualquier dispositivo, con sincronización de documentos local.
• Soporte web y telefónico 24 horas al día los 7 días a la semana.

• Hay que instalar aplicaciones de escritorio como Lync en nuestro ordenador.
• Es algo más complicado de usar y configurar que Google Docs.
• Cuesta unos 5€ por usuario/mes

Feng Office es una aplicación web de código abierto usada por más de 800.000 usuarios en el mundo, que integra Gestión de Proyectos, Gestión de Clientes, Facturación, Finanzas, entre otras aplicaciones que lo ayuda a administrar de manera efectiva su Negocio de Servicios Profesionales. Es ideal para Equipos de Servicios Profesionales como Agencias de Publicidad, Estudios de Abogados y Estudios de Diseño .

La versión gratuita o comunitaria cuenta con gestión de tareas, correo electrónico, notas, archivo de documentos, gestión de contactos, vínculos web, calendario, gestión de horas de trabajo, realización de informes, etc. Mientras que en su versión de pago o profesional (desde 59$/mes) permite también gestión de proyectos, gestión de clientes, diagramas de Gantt, copias de seguridad y soporte técnico.
Puedes instalarlo en tu propio servidor web, o usar los servidores de los creadores de la aplicación (Feng Sky).

Una de las características que lo diferencia de su competencia es la forma que tiene de clasificar la información, que se realiza mediante etiquetas o tags, por dimensiones, y por áreas de trabajo, al contrario que otros sistemas que organizan la información y documentos por carpetas, como en nuestros ordenadores de escritorio.
En CUADRADOS Estudio venimos usando la versión gratuita desde hace varios meses, y nos está dando un resultado bastante satisfactorio para nuestras necesidades de trabajo en grupo y gestión de clientes.
En España el distribuidor de Feng Office es isiete.com, empresa de diseño web y consultoría de sistemas ubicada en La Orotava, Islas Canarias.

• La versión comunitaria o gratuita es suficiente para muchos grupos de trabajo que no requieran de características avanzadas.
• El sistema de filtrado por etiquetas es muy útil para clasificar la información.

• No tiene Chat, vídeo conferencia, ni aplicaciones para móviles.
• No tiene una gran comunidad de usuarios que ayuden a desarrollar módulos y aplicaciones para mejorarlo.
• No resulta sencillo al principio acostumbrarse al sistema de etiquetas para clasificar la información
• La versión gratuita no es sencilla de instalar para un usuario medio que no esté familiarizado con la instalación de aplicaciones o programas en un servidor, con cuentas FTP, bases de datos MySQL, etc.

Zyncro es una intranet colaborativa que unifica la comunicación en el grupo de trabajo, la gestión de documentos y los contactos.
Tiene funciones de Microblogging al estilo de una red social interna con mensajes publicados por tus compañeros de trabajo, tus superiores, tus clientes… acciones con los archivos de tu red o cómo tus contactos se organizan en grupos, y conexión e integración con otras aplicaciones de comunicación como Skype, linkedin, twitter, Google Apps etc.

La versión gratuita cuenta con 1Gb de espacio para hasta 5 usuarios, con control de versiones, integración con aplicaciones externas y personalización de marca.